Una
vez encauzadas las obligaciones fiscales correspondientes al primer trimestre
del ejercicio 2014 las medianas y pequeñas empresas han de hacer frente a la
primera de las obligaciones registrales con periodicidad anual: la
legalización de los libros de contabilidad. Los libros de
contabilidad son de obligatoria presentación para aquellos que deban llevar
contabilidad ajustada al código de comercio y habrán de ser presentados para su legalización en el registro
mercantil provincial correspondiente al domicilio social del interesado.
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El libro diario ha de registrar día a día todas
las operaciones con transcendencia contable relativas a la actividad de la
entidad de forma ordenada y correlativa, permitiéndose la anotación conjunta de
las operaciones por periodos inferiores al mes siempre y cuando su detalle
aparezca en otros libros o registros concordantes como podría ser el libro
detalle de diario.
Además de los mencionados libro de
inventario y cuentas anuales y libro diario, podrán ser presentado para su
legalización cualquier otro documento que facilite la comprensión de los libros
obligatorios, como podrían ser el libro mayor, el mencionado libro detalle de
diario, etc., o bien aquellos otros que pueda llevar el empresario en el ámbito
de su actividad empresarial.
Plazo de presentación
El
reglamento que regula el funcionamiento del registro mercantil establece los
términos en los que han de presentarse los libros obligatorios fijando un
plazo máximo de cuatro meses a contar tras el cierre del ejercicio,
así, una entidad cuya fecha de cierre de ejercicio coincida con la finalización
del año natural, 31 de diciembre, dispondrá hasta el 30 de abril del año
siguiente para realizar la presentación de los libros de contabilidad en plazo.
Una de las novedades
que introduce la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su
internacionalización se refiere al modo de llevar a cabo la legalización de los
libros obligatorios por parte de los empresarios. El artículo 18 de la Ley
regula el procedimiento para la legalización de todos los libros.
“Todos
los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las
disposiciones legales aplicables incluidos los libros de actas de juntas y
demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones
nominativas, se legalizarán
telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en
soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la
fecha del cierre del ejercicio.”
La modificación apuntada entró en vigor el 29 de
septiembre de 2013, por tanto, en principio, todos los libros que se deban
legalizar con posterioridad a dicha fecha, deberían hacerlo respetando el
procedimiento descrito. No obstante, al no existir en la Ley una regulación
transitoria ni un plazo de adaptación, cada Registro Mercantil está aplicando
sus propias reglas y forma de actuar respecto del modo de implantación de la
referida obligación.
Se podría entender, salvo criterio jurídico
diferente o aclaración de la administración, que la obligación de llevanza exclusivamente electrónica y de presentación exclusivamente telemática
se aplicaría al ejercicio cerrado en diciembre de 2013 o antes, en su caso,
pero siempre después de la promulgación de la Ley, de forma que en el ejercicio
en el que nos encontramos se puedan seguir legalizando, tanto libros en papel,
como libros digitales presentados físicamente.
