CUENTAS ANUALES

            Como todos los años, entramos en época de formulación y presentación de las cuentas anuales, y es oportuno recordar que todas las sociedades mercantiles tienen la obligación legal de formular dichas cuentas al cierre del ejercicio. 

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Por si alguien todavía no lo sabe, las cuentas anuales son públicas, y  cualquiera puede consultarlas a través del Registro Mercantil, incluyendo  a entidades bancarias, proveedores, clientes o trabajadores de la empresa. De modo que es una parte relevante de la imagen de la empresa ante terceros; normalmente de los terceros más próximos.  A continuación exponemos las características de los documentos que las integran así como las consecuencias legales de su incumplimiento.

A)   El balance

            Es el documento contable de mayor importancia, y en él figurarán de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto. El balance refleja la situación y composición exacta del patrimonio social, de forma estática y con relación a la fecha de formulación al cierre del ejercicio económico de que se trate. También es posible utilizar el modelo abreviado, que básicamente aspira a simplificar los deberes contables de las empresas de menor tamaño.

            Las sociedades que presentan balance abreviado no tienen obligación de formular el estado de flujos de efectivo ni el informe de gestión. Además la formulación del balance abreviado comporta otro efecto jurídico de gran trascendencia, ya que las sociedades que están facultadas para presentarlo no están obligadas  a revisar sus cuentas anuales por auditores de cuentas, a diferencia de las que tienen que formular el balance ordinario.

B)   Cuenta de pérdidas y ganancias

            La cuenta de pérdidas y ganancias recoge los resultados económicos generados por la actividad social a lo largo de un ejercicio. En esencia,  debe comprender  tanto los ingresos como los gastos del ejercicio social y distinguir los resultados de explotación de los que no lo sean. Al igual que ocurre con el balance, la Ley establece también una cuenta de pérdidas y ganancias abreviada para las sociedades de menores dimensiones económicas, con el siempre recurrente propósito de aligerar sus cargas contables.

C)   Estado de cambios en el patrimonio neto

            El ECPN  es una novedad introducida por la Ley 16/2007, y persigue que se reflejen  los cambios en el patrimonio neto del ejercicio. Determina las posibilidades de distribución de beneficios de una sociedad y la eventual obligación de ésta de reducir su capital y hasta de disolverse por la existencia de pérdidas se integra de dos partes distintas: una que refleja los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre los reconocidos en la cuenta de pérdidas y ganancias y los registrados directamente en el patrimonio neto, y otra que comprende todos los movimientos habidos en el patrimonio neto, incluyendo en su caso los procedentes de operaciones realizadas con los socios y los derivados de  cambios en los criterios contables.

D)       Estado de flujos de efectivo

            Este documento también fue creado por la Ley 16/2007, y no es obligatorio para las sociedades autorizadas a formular el modelo abreviado. La finalidad de este documento es la de informar sobre las variaciones experimentadas en el ejercicio por el efectivo y demás activos líquidos de la empresa.

E)   La memoria

         

        El último documento integrante de las cuentas es la memoria.  Tiene por objeto completar y aclarar la información incluida en los demás documentos integrantes de las cuentas anuales y que cumple por ello una importante función complementaria en relación con el objetivo básico de que las cuentas reflejen la imagen fiel. Entre las menciones obligatorias que debe contener destacan, las relativas a los criterios de valoración aplicados a las diferentes partidas de las cuentas anuales y los métodos de cálculo de las correcciones de valor; el 

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Luca Pacioli, inventor de la contabilidad por partida doble.

importe de las deudas de la sociedad con duración residual superior a cinco años, así como todas las que tengan garantía real; el importe global de las garantías comprometidas con terceros; las transacciones significativas con terceros vinculados a la empresa; la distribución del importe neto de la cifra de negocios por actividades y mercados geográficos; el número de empleados y los gastos de personal; o el importe de las remuneraciones de cualquier clase concedidas a los altos directivos y a los miembros del órgano de administración de la sociedad, así como el importe de los anticipos y créditos que se les hayan concedido. Además, la memoria debe informar sobre las actividades de los administradores que puedan entrar en conflicto con el interés de la sociedad.

Se permite la reducción y simplificación de su contenido en el caso de las sociedades que están autorizadas para formular balance y estado de cambios en el patrimonio abreviados, y que pueden así preparar una «memoria abreviada» con omisión de varias de las informaciones que de otra forma serían obligatorias.

F)   El informe de gestión

            En fin, existe también otra pieza documental que en rigor no forma parte integrante de las cuentas anuales, sino que las complementa, que es el informe de gestión. Es un documento cuya formulación corresponde también a los administradores, en el que éstos deben exponer fielmente la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta, así como aquellos acontecimientos relevantes para la sociedad que hayan tenido lugar tras el cierre del ejercicio, la evolución previsible de aquélla o las actividades desarrolladas en materia de investigación y desarrollo; además, la Ley también exige que, en su caso, se incluyan en él determinadas informaciones relativas a las adquisiciones de acciones propias. La elaboración del informe de gestión, en todo caso, no es obligatoria para las sociedades que puedan formulas las cuentas anuales en el modelo abreviado, por el recurrente propósito de simplificar las cargas contables exigidas a las sociedades de menor tamaño económico.

DEPÓSITO Y PUBLICIDAD DE LAS CUENTAS

            Dentro del mes siguiente a la aprobación por la junta general, las sociedades están obligadas a depositar en el Registro Mercantil un ejemplar de cada una de las cuentas (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria) y, en su caso, del informe de gestión y del informe de auditoria, junto a una certificación acreditativa de los acuerdos de aprobación y de aplicación de resultados.

   Una de las cuestiones más relevantes es la referida al régimen sancionador, considerando que la práctica tiende a mostrar un importante grado de incumplimiento de la obligación de depósito. A estos efectos, la Ley prevé la imposición de sanciones administrativas en forma de multas a las sociedades que incumplan esta obligación, multas que se impondrán por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas en función de la dimensión de la sociedad, del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas.

Pero además, y con el ánimo de reforzar este régimen sancionador, la Ley ha previsto también el denominado «cierre registral» para las sociedades incumplidoras. Y es que el incumplimiento de la obligación de depósito de los documentos integrantes de las cuentas anuales dentro del plazo legal produce el cierre del Registro para la sociedad incumplidora, de tal forma que no podrá inscribirse ningún documento referido a la misma mientras persista el incumplimiento.